Przenosiny do nowego biura.

09-21-2007 przez PSP Zostaw odpowiedź »
Przeprowadzki biuraNajwięcej przeprowadzek firm – podobnie, zresztą, jak remontów – odbywa się w okresie lata i wczesną jesienią. Dlatego warto zaplanować cały proces odpowiednio wcześnie i przynajmniej z miesięcznym wyprzedzeniem wybrać wykonawcę oraz zarezerwować termin przeprowadzki.
Zmiana siedziby firmy i przenosiny w nowe miejsce to najczęściej bezpośrednia konsekwencja rynkowego sukcesu przedsiębiorstwa. Przeważnie ma to związek z powiększaniem się firmy, tworzeniem nowych działów, zatrudnianiem nowych osób, czy rozszerzaniem grona współpracowników.
Warto pamiętać również o tym, że przeprowadzka do nowej siedziby to również okazja, by przeorganizować firmę, zmienić usytuowanie działów, słowem usprawnić prowadzoną działalność. W nowym lokalu – jeżeli jest większy, niż poprzedni – można zaplanować również miejsce na pokój odpoczynku dla pracowników.
Zapewnić ciągłość pracy
Decydując się na przeprowadzkę całej firmy nie wolno zapominać, że – wbrew pozorom – jest to proces dosyć skomplikowany. Nie jest bowiem wielką sztuką przenieść się na nowe miejsce w bałaganie i chaosie, a później przez tydzień lub dwa próbować ten chaos ogarnąć.
Dlatego bardzo ważne jest, by cały proces odpowiednio zaplanować, wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzorowanie wszystkich spraw związanych z przeprowadzką i – jeżeli to tylko możliwe – wybrać profesjonalną firmę przeprowadzkową.
Trzeba pamiętać, że niezwykle istotne jest, by przenosiny firmy w żaden sposób nie zachwiały ciągłości jej pracy. Nie powinny również w wyraźny sposób wpływać na jakość pracy oraz dobre samopoczucie pracowników. Jeżeli uda się o to zadbać, możemy być pewni, że także kwestia dobrych kontaktów z klientami pozostanie w sferze rzeczywistości, a nie tylko pobożnych życzeń.Przeprowadzki firm
Jak wspomniano wyżej, firmę świadczącą usługi przeprowadzkowe powinno się wybrać z co najmniej miesięcznym, a najlepiej kilkumiesięcznym, wyprzedzeniem. Na około dwa tygodnie przed planowanym terminem przeprowadzki warto jeszcze raz potwierdzić termin, by mieć gwarancję, że wszystko przebiega zgodnie z ustalonym planem.
Mali wolą sami
Z danych Polskiego Stowarzyszenia Przeprowadzkowego wynika, że każdego roku w Polsce przeprowadza się około 200 tys. osób fizycznych i instytucji, z czego tylko niecałe 15 proc. przeprowadzek realizują firmy profesjonalnie do tego zadania przygotowane.
Z pewnością dzieje się tak dlatego, że wielu przedsiębiorców, zwłaszcza z grona właścicieli małych i średnich firm, jest nadal przekonanych, że samodzielne zorganizowanie przeprowadzki jest lepszym i znacznie tańszym rozwiązaniem. Tymczasem w praktyce okazuje się często, że takie najtańsze rozwiązania, bywają najbardziej uciążliwe.
Dyrektorzy administracyjni – bo to na nich najczęściej ciąży obowiązek nadzorowania firmowej przeprowadzki – przekonują, że najlepszym z możliwych rozwiązań jest zatrudnienie profesjonalistów zajmujących się przeprowadzkami i to najlepiej w pełnym zakresie takiej usługi.
W przypadku dużych, zatrudniających wiele osób, firm właściwie nie ma innego wyjścia, przedsiębiorstwa średnie i małe muszą same policzyć ewentualne koszty i zyski oraz rozważyć plusy i minusy takiego rozwiązania. Praktyka pokazuje jednak, że niewielkie firmy decydują się najczęściej jedynie na usługi transportowe lub transport z niewielkim serwisem dodatkowym.
Cztery warianty przeprowadzki
Gdy decyzja o przeprowadzce już zapadła, do wyboru są właściwie cztery rozwiązania:
  1. kompleksowa usługa typu „door-to-door” (od drzwi do drzwi) zlecona profesjonalistom,
  2. usługa typu „transport z wniesieniem” realizowana przez firmę zewnętrzną,
  3. zamówienie samego transportu,
  4. samodzielna organizacja zarówno przeprowadzki, jak i transportu.
W przypadku zamówienia usługi „door-to-door” firma przeprowadzkowa zajmuje się zarówno pakowaniem i transportem, jak również wnoszeniem i rozpakowywaniem.
Liderzy branży przeprowadzkowej przenosząc średnie i duże firmy są w stanie w ciągu jednego weekendu przeprowadzić całość lub – gdy firma jest bardzo duża – kilka działów przedsiębiorstwa.
W piątek po południu pracownicy przenoszonej firmy wychodzą do domu jeszcze ze starej siedziby, a w poniedziałek rano przychodzą już w nowe miejsce, gdzie ich stanowisko pracy jest odpowiednio zorganizowane, a rzeczy – rozpakowane i poukładane.
W przypadku zamówienia usługi polegającej na transporcie z wniesieniem, firma zlecająca sama organizuje pakowanie (najczęściej robią to pracownicy). W takiej sytuacji przedsiębiorstwo przeprowadzkowe dostarcza najczęściej kartony, taśmy, sznurki i inne potrzebne materiały (doliczając ich koszt do ceny usługi).
W ramach usługi zapakowane kartony wynoszone są do samochodu, transportowane na miejsce, rozładowywane i wnoszone na nowe miejsce. Rozpakowywanie i układanie rzeczy leży już w gestii zleceniodawcy.
Gdy firmy nie stać lub z jakichś względów nie decyduje się ona na zamówienie którejś z wyżej wymienionych usług, przeprowadzka organizowana jest zazwyczaj własnymi siłami, zlecany jest jedynie transport. W takiej sytuacji najczęściej wybierana jest najtańsza oferta. Czasami zdarza się również – gdy np. przedsiębiorstwo dysponuje samochodami dostawczymi – że transport także organizowany jest we własnym zakresie.
Jak wybrać?
Gdy nie decydujemy się na opcję „door-to-door” lub transport z wniesieniem, to właściwie nie ma dużego znaczenia, jaką firmę wybierzemy. Z kłopotem zostajemy sami, musimy wszystko zaplanować, wykonać i nadzorować.
Jeżeli natomiast decydujemy się na usługę kompleksową, to bardzo ważne jest, by odpowiednio wybrać firmę, której powierzymy przeprowadzkę. Najlepiej więc popytać wśród znajomych lub poprosić o referencje.
Warto również sprawdzić, czy firma, którą chcemy wybrać zrzeszona jest w Polskim Stowarzyszeniu Przeprowadzkowym.
Należą do niego firmy, które istnieją na rynku co najmniej rok i mają na swoim koncie przynajmniej 100 przeprowadzek. Dysponują one listami referencyjnymi oraz mają wykupione polisy ubezpieczeniowe. Każda firma przystępująca do PSP podpisuje „Kartę etyki biznesowej”.
Gdy już wybierzemy firmę, pozostaje nam jeszcze omówienie wszystkich szczegółów, ustalenie ceny oraz podpisanie umowy. W tym celu zjawi się u nas konsultant firmy przeprowadzkowej, który oceni jednocześnie ilość potrzebnych kartonów i innych materiałów, ilość pracowników niezbędnych do obsługi zlecenia, ilość i rodzaj samochodów transportowych oraz czas wykonania usługi.
Ile to kosztuje?
Koszt zrealizowania takiej firmowej przeprowadzki jest zawsze ustalany indywidualnie, gdyż ma na niego wpływ bardzo wiele czynników, m.in. zakres usługi, wielkość firmy, ilość mebli i rzeczy do przeniesienia, odległość oraz czas wykonania. Dopiero w czasie spotkania konsultant firmy przeprowadzkowej, po oszacowaniu zakresu usługi jest w stanie podać nam jej wycenę.
Na stronie PSP czytamy, że sam transport pomiędzy miastami to średnio około 30 zł za podstawienie auta, do tego stawka za kilometr 1,6-1,8 zł za samochód o ładowności 1-1,5 tony i 1,8 -2,1 zł za samochód o ładowności 2,5 tony. Natomiast godzina postoju to 40 zł.
Koszt transportu w przeprowadzkach lokalnych, w ramach tego samego miasta, to około 50-70 zł za godzinę.
Zlecając usługę kompleksową „door to door” i przenosząc firmę do innego miasta musimy liczyć się z kosztem co najmniej kilku tysięcy złotych, gdy sami zapakujemy rzeczy – będzie to nieco mniej.
Jak podkreślają jednak właściciele firm przeprowadzkowych, przy określaniu ceny usługi nie ma jakichś sztywnych reguł. Na cenę ma wpływ wiele czynników, dlatego – jak wspomniano wyżej – jedynie konsultant po zebraniu wszystkich danych jest w stanie prawidłowo wycenić tego rodzaju usługę.
Warto zwrócić uwagę, że bardzo niska cena może świadczyć, że mamy do czynienia z amatorami, którzy nie posiadają ubezpieczenia, nie są zobowiązani do dotrzymania terminu i zatrudniają niewykwalifikowanych pracowników.
O czym jeszcze pamiętać?
Na koniec kilka rad:
  • Przed przeprowadzką warto zadbać o przeprowadzenie inwentaryzacji majątku firmy. Może to być bardzo pomocne w przypadku zauważenia braku jakiegoś mebla lub rzeczy.
  • Sporą trudnością jest też zarchiwizowanie oraz oznakowanie dużej ilości firmowych dokumentów, gdy robimy to sami. Profesjonalne firmy przeprowadzkowe stosują bowiem nowoczesne systemy archiwizowania przedmiotów. Do oznakowania kartonów wykorzystują specjalne programy komputerowe, specjalne drukarki i czytniki kodów kreskowych.
  • Jeżeli chodzi o etapy przeprowadzki, to logiczna wydaje się następująca kolejność: dział informatyki, marketingu, księgowy oraz dział administracji.
  • Rozglądając się za nową siedzibą powinniśmy szukać budynków wyposażonych w szybkie łącza internetowe i nowoczesne połączenia telefoniczne.
  • Jak najszybciej trzeba poinformować klientów o zmianach – podając im nowe dane teleadresowe.
Małgorzata Szafarz
Reklama
Projekt i wykonanie: www.mediacut.pl wholesale nfl jerseys
uggs outlet cheap uggs cheap jerseys